Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Website ist:

Firma

[Vollständige Firmierung]

Anschrift

[Straße und Hausnummer]
[PLZ] [Ort], Deutschland

E-Mail

datenschutz@digit-buchhaltung.de

Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter derselben Anschrift mit dem Zusatz „Datenschutz“ sowie unter datenschutz@digit-buchhaltung.de.

2. Grundsätze der Verarbeitung

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Wir verarbeiten solche Daten nur, wenn eine Rechtsgrundlage nach Art. 6 DSGVO vorliegt – insbesondere zur Erfüllung eines Vertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b), zur Erfüllung rechtlicher Pflichten (lit. c), auf Grundlage Ihrer Einwilligung (lit. a) oder aufgrund unseres berechtigten Interesses (lit. f).

3. Hosting und Serverprotokolle

Diese Website und die Plattform von Digit-Buchhaltung werden in Rechenzentren innerhalb der Bundesrepublik Deutschland betrieben. Beim Aufruf unserer Seiten erhebt der Server automatisch Informationen, die Ihr Browser übermittelt:

• gekürzte IP-Adresse des anfragenden Endgeräts
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• Name und URL der abgerufenen Datei
• übertragene Datenmenge und Meldung über den Abrufstatus
• Browsertyp, Browserversion und verwendetes Betriebssystem
• Referrer-URL, sofern übermittelt

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt im technisch fehlerfreien und sicheren Betrieb der Website. Die Protokolldaten werden nach spätestens sieben Tagen gelöscht, sofern sie nicht zur Aufklärung eines konkreten Sicherheitsvorfalls benötigt werden.

4. Cookies

Wir setzen ausschließlich technisch notwendige Cookies ein, die für den Betrieb der Website und die Anmeldung an der Plattform erforderlich sind. Diese Cookies bedürfen nach § 25 Abs. 2 TDDDG keiner Einwilligung. Tracking-, Werbe- oder Profilbildungs-Cookies verwenden wir nicht.

5. Kontaktaufnahme und Terminvereinbarung

Wenn Sie uns per E-Mail, Telefon oder über das Formular zur Terminvereinbarung kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen angegebenen Daten – in der Regel Name, Firma, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Ihre Nachricht – zur Bearbeitung Ihrer Anfrage.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit Ihre Anfrage der Anbahnung eines Vertrags dient, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Wir löschen diese Daten, sobald die Anfrage abschließend bearbeitet ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

6. Nutzung der Plattform von Digit-Buchhaltung

6.1 Rolle als Auftragsverarbeiter

Soweit Sie als Steuerkanzlei oder Unternehmen Mandanten- und Belegdaten in Digit-Buchhaltung verarbeiten, sind Sie die verantwortliche Stelle. Wir handeln insoweit als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags, den wir mit Ihnen vor Beginn der Verarbeitung schließen.

6.2 Verarbeitete Kategorien

• Bestands- und Zugangsdaten der Nutzerkonten
• Beleg- und Rechnungsdaten einschließlich Belegbildern
• Bankumsatz- und Kontodaten aus angebundenen Konten
• Kommunikationsinhalte aus den Rückfragen am Beleg
• Protokolldaten zu Zugriffen und Änderungen

6.3 Einsatz von KI-Modellen

Zur Erkennung, Prüfung und Vorkontierung von Belegen setzen wir maschinelle Lernverfahren ein. Die Verarbeitung findet in unseren Rechenzentren in Deutschland statt. Mandantendaten werden nicht zum Training allgemeiner Modelle verwendet und nicht an Anbieter allgemeiner KI-Dienste übermittelt. Eine Verbesserung der Modellqualität erfolgt ausschließlich mandantenbezogen innerhalb Ihres eigenen Datenbestands.

6.4 Bankanbindung

Für die Anbindung von Bankkonten arbeiten wir mit einem nach § 1 Abs. 1 a KWG lizenzierten Kontoinformationsdienst zusammen. Zugangsdaten zu Ihren Bankkonten werden zu keinem Zeitpunkt bei uns gespeichert.

7. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Wir geben personenbezogene Daten nur weiter, wenn dies zur Vertragserfüllung erforderlich ist, Sie eingewilligt haben oder eine rechtliche Verpflichtung besteht. Eingesetzte Dienstleister – etwa für Hosting, E-Mail-Versand oder Support – sind vertraglich nach Art. 28 DSGVO gebunden und verarbeiten Daten ausschließlich nach unseren Weisungen.

Eine Übermittlung in Drittländer außerhalb der EU beziehungsweise des EWR findet nicht statt.

8. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist. Für Buchhaltungs- und Rechnungsdaten gelten die handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen von bis zu zehn Jahren (§ 147 AO, § 257 HGB). Nach Beendigung des Vertragsverhältnisses werden Ihre Daten gemäß den Vereinbarungen im Auftragsverarbeitungsvertrag gelöscht oder zurückgegeben.

9. Ihre Rechte

Sie haben jederzeit das Recht auf:

• Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)
• Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Zur Ausübung genügt eine formlose Nachricht an datenschutz@digit-buchhaltung.de.

10. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Unbeschadet anderweitiger Rechtsbehelfe steht Ihnen ein Beschwerderecht bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes.

11. Datensicherheit

Die Übertragung erfolgt ausschließlich verschlüsselt über TLS. Daten werden auch im Ruhezustand verschlüsselt gespeichert. Der Zugriff ist rollenbasiert beschränkt, jeder Zugriff auf Mandantendaten wird protokolliert. Unsere Mitarbeitenden sind auf das Datengeheimnis verpflichtet.

12. Änderungen dieser Erklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, sobald Änderungen unserer Verarbeitungen oder der Rechtslage dies erfordern. Die jeweils aktuelle Fassung finden Sie stets auf dieser Seite.